Mieten oder kaufen? Eine Rechnung über drei Jahre

Irgendwann stellt sich in jedem Unternehmen, das regelmäßig Veranstaltungen macht, dieselbe Frage: Warum mieten wir die Stehtische jedes Mal, statt sie einmal zu kaufen? Die Antwort hängt an vier Posten, die im Kaufpreis nicht stehen.

Was nach dem Kauf dazukommt

• Lager. Mobiliar braucht Fläche, und zwar dauerhaft, nicht nur an Veranstaltungstagen. Wer Lagerfläche anmietet, zahlt sie zwölf Monate im Jahr für Möbel, die vielleicht an zwanzig Tagen im Einsatz sind.
• Transport. Eigene Möbel fahren nicht von selbst. Entweder gibt es ein Fahrzeug samt Fahrer, oder jeder Einsatz wird zugekauft – dann fällt genau der Posten an, der bei der Miete ohnehin enthalten ist.
• Reinigung und Reparatur. Nach jedem Einsatz. Polster werden fleckig, Tischplatten bekommen Kratzer, Schrauben lockern sich. Das ist kein Sonderfall, sondern der Normalzustand von Veranstaltungsmobiliar.
• Ersatz. Bei jeder Veranstaltung geht etwas kaputt oder verschwindet. Wer eigenen Bestand hat, muss nachkaufen – und trifft nach drei Jahren oft auf ein Modell, das es so nicht mehr gibt.

Wann sich der Kauf trotzdem rechnet

Drei Bedingungen müssen zusammenkommen, damit eigener Bestand günstiger wird:

• Die Möbel sind häufig im Einsatz – nicht zwei-, sondern eher fünfzehnmal im Jahr aufwärts.
• Es gibt ohnehin Lagerfläche und ein Fahrzeug, die nicht extra dafür entstehen.
• Das Mobiliar ist unspezifisch genug, um zu jedem Anlass zu passen. Wer Möbel im eigenen Corporate Design kauft, kann sie bei einem Rebranding wegwerfen.

Der pragmatische Mittelweg

In der Praxis fahren viele Unternehmen zweigleisig: Was bei jeder Veranstaltung gebraucht wird und robust ist – Stehtische, Barhocker, Garderobenständer – wird gekauft. Was selten, sperrig oder repräsentativ ist – Lounge, Designstühle, Theken, Teppich – wird gemietet. So bleibt der eigene Bestand klein und im ständigen Umlauf, und für den einen großen Auftritt im Jahr steht trotzdem hochwertiges Mobiliar bereit.

Und der Nachhaltigkeitsaspekt

Mieten ist nicht nur eine kaufmännische Entscheidung. Ein Stuhl, der über Jahre auf einer Veranstaltung nach der anderen steht, ersetzt bei jedem Einsatz eine Neuanschaffung. Das Gegenmodell – jeder kauft für sich, lagert für sich und mustert nach ein paar Jahren aus – produziert genau die Mengen, die anschließend entsorgt werden. Wer Ausschreibungen von Konzernkunden liest, findet diesen Punkt inzwischen regelmäßig als eigenes Kriterium.

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